Kompleksowa organizacja wydarzenia EuroSkills Gdańsk 2023

Kompleksowa organizacja wydarzenia EuroSkills Gdańsk 2023

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja wydarzenia EuroSkills 2023 Gdańsk na terenie Międzynarodowych Targów Gdańskich Spółki Akcyjnej oraz na terenach Stadionu Polsat Plus Arena Gdańsk (Arena Gdańsk Operator Sp. Z o.o.) w Gdańsku w dniach 5-9 września 2023 r. dotycząca realizacji konkursu oraz wydarzeń towarzyszących w dniach 2 – 10 września 2023 r. łącznie dla około 2500 zawodników i delegatów oraz 100 000 widzów.

Gdańsk

W ramach przedmiotu zamówienia, wykonawca będzie zobowiązany do realizowania następujących zadań:

1)nadzór w imieniu Zamawiającego nad montażem namiotów na wydarzenie w dniach 1.08.-27.08.2023 r.

2) organizacja wydarzenia oraz wydarzeń równoległych, towarzyszących na zasadach określonych w załączniku numer 1 - Opis Przedmiotu Zamówienia ("OPZ”) z załącznikami i projektowanych postanowieniach umowy,

3) montaż infrastruktury wydarzenia od dnia 28.08.2023 r. godz. 7:00 do 3.09.2023 r., do godziny 22:00,

4) odbiór poszczególnych powierzchni zgodnie z OPZ;

5) demontaż infrastruktury wydarzenia od godz. 18:00 dnia 8 września 2023 r. do godz. 23:00 dnia 10 września 2023 r.

6) podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego demontażu infrastruktury wydarzenia do godz. 23:50 w dniu 10 września 2023 r.

Wykonawca zorganizuje EuroSkills 2023 Gdańsk na terenie Międzynarodowych Targów Gdańskich (MTG) oraz na terenach Stadionu Polsat Plus Arena Gdańsk (Stadion) (dalej "Venue”) w Gdańsku ul. Żaglowa oraz Pokoleń Lechii Gdańsk. Wykaz powierzchni stref konkursowych (Venue).

Szczegółowy przedmiot zamówienia został zawarty w załączniku numer 1 do SWZ.

Zamówienie jest finansowane z Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER) w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Umowa nr UDA-POWR.02.15.00-00-0001/22-00

Zamawiający w postepowaniu wymaga wniesienia wadium w wysokości 100 000 złotych.

Wykonawca zobowiązany jest w postepowaniu przedstawić dokumenty niezbędne do przeprowadzenia postępowania, szczegółowo opisane w rozdz. X SWZ.

Zamawiający informuje,że przed ogłoszeniem postępowania przeprowadził wstępne konsutacje rynkowe

a) Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał (zakończył), co najmniej 2 (dwie) usługi polegające na koordynacji wydarzenia na powierzchni nie mniejszej niż 10 000 m2, w których skład wchodziły hale targowe lub namiotowe. Wydarzenie, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym musi spełniać następujące wymagania:

miało charakter międzynarodowy,

trwało co najmniej 3 dni,

udział w Wydarzeniu wzięło co najmniej 3 000 osób (trzy tysiące).

b) Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że skieruje do realizacji zamówienia:

i. Koordynatora projektu, który posiada doświadczenie, tj. zrealizował co najmniej dwie usługi polegające na koordynacji wydarzeń międzynarodowych (przez wydarzenie należy rozumieć, w szczególności: targi, konkursy branżowe, kongresy). Każda z usług, o których mowa w zdaniu poprzedzającym obejmowała swoim zakresem, co najmniej:

nadzór nad kompleksową organizacją międzynarodowych wydarzeń dla co najmniej 500 osób (pięćset) każde;

nadzór nad pracą zespołu, na który składało się co najmniej 5 osób, który odpowiadał z ramienia Wykonawcy za organizację wydarzeń międzynarodowych, w których udział wzięło co najmniej 1 000 osób (jeden tysiąc) każde;

nadzór nad pracą podwykonawców odpowiedzialnych w szczególności za nagłośnienie, oprawę multimedialną wydarzenia, scenografię przestrzenną;

opiekę nad obcojęzycznymi uczestnikami Wydarzenia (w tym gośćmi specjalnymi) przed, w trakcie i po organizacji wydarzenia;

organizację punktu rejestracyjnego;

nadzór nad pracami montażowymi i demontażem infrastruktury niezbędnej do organizacji Wydarzenia;

Ponadto posiada:

biegłą znajomość języka polskiego w mowie i piśmie;

znajomość języka angielskiego na poziomie, co najmniej B2;

ii. Zastępcę koordynatora projektu, który:

zrealizował co najmniej dwie usługi polegające na nadzorowaniu prac, co najmniej 5 osobowego zespołu, który brał udział w organizacji wydarzeń międzynarodowych dla co najmniej 500 osób każde;

posiada biegłą znajomość języka polskiego w mowie i piśmie;

posiada znajomość języka angielskiego na poziomie B2;

iii. Koordynatora ds. wydarzeń towarzyszących, który posiada doświadczenie, tj. zrealizował co najmniej 3 usługi polegające na koordynacji lub organizacji wydarzeń dla co najmniej 20 obcokrajowców każde (przez wydarzenie należy rozumieć, w szczególności seminaria, konferencje, wystawy, uroczyste posiłki) oraz:

posługuje się biegle językiem polskim w mowie i piśmie;

posiada znajomość języka angielskiego na poziomie B2;

iv. Koordynator ds. techniki, scenografii, który posiada doświadczenie, tj. zrealizował co najmniej 3 (trzy) usługi polegające na koordynacji wydarzeń dla min. 200 osób każde oraz:

nadzorował prace co najmniej 5 pracowników zajmujących się montażem, bezawaryjnością i demontażem sprzętu konferencyjnego niezbędnego do organizacji wydarzeń takich jak: systemy nagłaśniające, oświetlenie, nadzór nad pracami zespołów techników obsługujących reżyserki, projektory, ekrany dla uczestników, ekrany do podglądu prezentacji dla prelegentów;

oraz posiada:

biegłą znajomość języka polskiego w mowie i piśmie,

znajomość języka angielskiego na poziomie co najmniej B1;

v. Specjalista ds. oprawy wizualnej wydarzeń, który posiada doświadczenie, tj. zrealizował co najmniej 3 usługi polegające na przygotowaniu Key Visualu. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w ramach Key Visualu przygotował następujące elementy: przygotowanie koncepcji Key Visualu, przygotowanie grafik na elementy scenografii przestrzennej (ścianki, rollupy) oraz ekrany LED w oparciu o przygotowana koncepcje Key Visualu;

vi. Osoba nadzorująca wydarzenie, która posiada doświadczenie, tj. koordynowała co najmniej jedno 3-dniowe wydarzenie międzynarodowe, związane z rywalizacją sportową, kulturową, branżową, w której wzięło udział co najmniej 600 osób współpracujących z zawodnikami, zaś wydarzenie odbyło się na co najmniej 20 000 m2 oraz:

posiada znajomość języka angielskiego na poziomie C1

vii. Dwóch tłumaczy, którzy posługują się biegle językiem angielskim w mowie i piśmie, tj. na poziomie C2.

Warunki realizacji umowy zostały określone w załączniku numer 2 do SWZ. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień uzupełniających, w oparciu o treść art. 214 ust. 1 pkt 7) Pzp.

Zamawiający wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania zamówienia, zgodnie z postanowieniami rozdz. XXI SWZ.

https://frse.ezamawiajacy.pl

1. Środki ochrony prawnej określone w niniejszym rozdziale przysługują Wykonawcy, uczestnikowi konkursu oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów p.z.p.

2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 p.z.p. oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.

3. Odwołanie przysługuje na:

1) niezgodną z przepisami p.z.p. czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;

2) zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie p.z.p.;

4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej. Odwołujący przekazuje kopię odwołania Zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu.

5. Odwołanie wobec treści ogłoszenia lub treści SWZ wnosi się w terminie 10 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub dokumentów zamówienia na stronie internetowej.

6. Odwołanie wnosi się w terminie:

1) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,

2) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w pkt 1).

7. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w ust.5 i 6 wnosi się w terminie 5 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.

8. Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej oraz postanowienie Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, o którym mowa w art. 519 ust. 1 p.z.p., stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu.

9. W postępowaniu toczącym się wskutek wniesienia skargi stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2021 poz. 1805 t.j. ze zm.) o apelacji, jeżeli przepisy p.z.p. nie stanowią inaczej.

10. Skargę wnosi się do Sądu Okręgowego w Warszawie - sądu zamówień publicznych, zwanego dalej "sądem zamówień publicznych".

11. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, w terminie 14 dni od dnia doręczenia orzeczenia Krajowej Izby Odwoławczej lub postanowienia Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, o którym mowa w art. 519 ust. 1 p.z.p., przesyłając jednocześnie jej odpis przeciwnikowi skargi. Złożenie skargi w placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2022 poz.896 t.j. ze zm.) jest równoznaczne z jej wniesieniem.

12. Prezes Krajowej Izby Odwoławczej przekazuje skargę wraz z aktami postępowania odwoławczego do sądu zamówień publicznych w terminie 7 dni od dnia jej otrzymania.